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Para cualquier negocio o profesional autónomo que emita facturas, necesita mantenerlas consigo durante un plazo de tiempo, especialmente cuando solo las tiene en formato físico, para poder justificar frente a la Agencia Tributaria, en caso de consulta, cualquier movimiento, pago o desgravación realizada.
Saber cuánto tiempo tengo que conservar las facturas, es la mejor garantía para estar tranquilos de que cumplimos con la legalidad, y de que podemos dar fe durante un tiempo nuestra actividad comercial y profesional.
Cuántos años son necesarios para guardar las facturas
Tanto si se es un autónomo que trabaja por su cuenta, como un empresario con varios empleados, es esencial guardar las facturas durante unos años, además de otros documentos como tickets, albaranes y facturas de los ingresos, pagos y gastos que se hayan tenido y que hayan sido utilizados para desgravar.
Dependiendo del criterio, tipo de actividad y recomendaciones, es posible encontrar plazos diferentes y que es conveniente tener en cuenta para asegurarse de que se está siguiendo la ley en todo momento.
Una documentación fiscal, importante para cualquier empresario, negocio o profesional autónomo, que debe tener acceso de manera ordenada y rápida, para ante cualquier consulta, poder acceder a ella cómodamente.
Estos y otros documentos, que hoy en día se emiten y gestionan cada vez más de manera digital, y que se pueden almacenar de manera más cómoda y asequible en apenas minutos.
A continuación, se detallan los tres criterios que habitualmente se establecen a la hora de guardar tanto las facturas, emitidas y recibidas, como toda la documentación relacionada, necesaria en caso de inspección o que sea requerida por los organismos pertinentes, o incluso ante un juicio.
Según la Agencia Tributaria
Así, por ejemplo, el criterio principal desde la Agencia Tributaria, es que el tiempo que tengo que conservarlas es de cuatro años, ya que es hasta pasado ese tiempo cuando prescriben los impuestos.
Por ese motivo, durante esos años es recomendable que un autónomo o negocio guarde todo tipo de facturas, recibos y documentación necesaria que pudiera ser reclamada por Hacienda ante una posible inspección. Cualquier documento que tenga relevancia con las obligaciones tributarias.
Aquí se incluyen tanto las facturas que se han emitido, con su numeración, fecha y datos necesarios, como las facturas que se han recibido de otros profesionales o empresas, que se utilizan para desgravar a la hora de realizar las diferentes declaraciones.
Según el criterio mercantil
En el caso de las empresas, el plazo se incrementa en dos años, y son seis los necesarios para tener guardadas todas las facturas, documentación y recibos según el criterio del Código de Comercio.
Es a partir del último asiento registral del Registro Mercantil cuando se empieza a contabilizar ese plazo, y en donde se puede exigir, por parte de la Agencia Tributaria, todas las facturas, impuestos y documentación pertinentes.
Según el criterio penal
Con el objetivo de evitar el blanqueo de capitales, se establece un plazo de diez años en los que un empresario debe guardar toda la documentación fiscal, así como facturas y otros documentos relativos a su empresa, según la Ley 10/2010 de Blanqueo de Capitales.
Igualmente, al empresario se le exige que durante ese tiempo se gestione y disponga la documentación de manera accesible, y con la mayor celeridad, en caso de que la requiera la Agencia Tributaria la precise para alguna de sus investigaciones, por lo que es recomendable tenerla siempre a mano.
Toda la documentación fiscal, y en especial las facturas, se deben guardar de manera segura, tanto en formato digital como físico, y en este último caso, al estar en papel, es necesario que se conserven los documentos originales, y no meras fotocopias de ellos.
Conservar facturas y toda documentación relacionada
Aunque para muchos empresarios, negocios y autónomos, las facturas que han emitido a sus clientes, son esenciales para realizar las declaraciones fiscales y dar fe ante la Agencia Tributaria, es recomendable conservar también toda la documentación relacionada con la actividad.
Por ello, junto a facturas emitidas, es necesario guardar también las facturas recibidas, especialmente por otros profesionales autónomos, además de otros documentos como son los justificantes de pago, tickets, pagarés, albaranes, comprobantes de cobro, y cualquier documento que pueda justificar un movimiento en las cuentas.
Todo estos documentos y papeles es mejor que lo gestione una asesoria fiscal especializada en llevar contabilidades de empresa y autónomos.