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Cuando se habla de una inspección de trabajo es importante primero entender qué es antes de aprender a cómo encararla o qué pasos hay que seguir durante la misma.
Una inspección de trabajo es una operatoria de rutina promovida por el Ministerio de Trabajo y Promoción del Empleo que se basa en controlar y poder asegurar el cumplimiento de la normativa vigente de salud, seguridad e higiene de los trabajadores.
Esto es aplicable a toda empresa registrada legalmente en el Ministerio, las cuales siempre podrán recibir, en un momento indeterminado, una inspección laboral.
Al contrario de la creencia popular, la cual dice que solo se realizan inspecciones de trabajo a partir de una denuncia de un trabajador, el Ministerio puede aplicarlas arbitrariamente cuando se crea oportuno.
Si bien existen muchas denuncias al respecto, la mayoría de inspecciones se realizan por iniciativa empresarial y no por las quejas de un trabajador.
Una vez entendida dicha información, estos son los pasos a seguir en una inspección de trabajo:
¿Qué investiga un inspector laboral?
Un inspector de trabajo sigue unas directrices en concreto a la hora de realizar su trabajo. Por normal general, este repasa, sobre todo, la normativa empresarial en relación a conducta laboral individual y colectiva, normas sobre protección y garantías de los trabajadores, igualdad en el trato de oportunidades y no discriminación…
Si bien los temas son extensos, uno de los motivos más delicados, y que puede concluir en una sanción grave o muy grave, son las normas de prevención de riesgos laborales y jurídico-técnicas que afecten en las condiciones de trabajo.
Los trabajadores extranjeros o movimientos de migración también resultan controlados, vigilando que la empresa no tenga contratado, o no contratado, ilegalmente a algún núcleo vulnerable.
Tener preparada toda la documentación
Durante el proceso de inspección, el funcionario del Ministerio exigirá la comprobación de cierta documentación para saber si está todo al día o hay negligencias que deben ser corregidas.
- De entre toda la burocracia, los documentos más importantes a presentar son los siguientes:
- Cuadro del horario y calendario para controlar los fichajes.
- Resumen de horas extras o complementarias.
- Justificantes de pago del Régimen Especial de Trabajadores.
- Los recibos de todas las nóminas.
- El pago de la Seguridad Social.
- Altas y bajas de todos los trabajadores.
- La inscripción de la empresa en la Seguridad Social.
- El libro contable.
- Constitución de la sociedad, declaración de impuestos y retenciones del IRPF.
- Prevención de riesgos laborales.
- Contratos mercantiles y documentos acreditativos de alta en la IAE.
Qué deben hacer los trabajadores
Al depender de manera importante del funcionamiento público y datos de los empleados, el comportamiento de los trabajadores durante la inspección laboral puede ser crítica a la hora de recibir el veredicto final.
Partiendo de ese concepto, lo más normal es que el inspector se dirija a los trabajadores directamente, haciendo que estos deban siempre permanecer en las oficinas durante la duración de la inspección, ser honestos antes las preguntas que se les van a hacer y brindar toda información solicitada.
Las preguntas más comunes que suele hacer un inspector de trabajo son:
- ¿Cuánto tiempo hace que los trabajadores están dados de alta?
- ¿Cuál es la jornada laboral que realizan?
- ¿Cuáles son sus tareas y qué puesto tienen en la empresa?
- Descripción exhaustiva de todos los horarios de los trabajadores.
Causas más comunes para una inspección de trabajo
Los motivos para convocar una inspección de trabajo en una empresa pueden ser varios, haciendo que la empresa no pueda negarse a dicho procedimiento. Si bien este es un proceso habitual, hay diferentes razones por las cuales un inspector puede visitar una compañía en concreto sin previo aviso:
- Procedimiento rutinario:
Las campañas de control gubernamental, sobre todo en año de elecciones, se basan en el azar para escoger las empresas que serán puestas a prueba a partir de una inspección de carácter inesperado.
- Denuncia laboral:
Los trabajadores de una compañía tienen el derecho de presentarse en el Ministerio tanto de manera presencial, teléfono o por correo.
Estos deberán proporcionar todos los datos posibles acerca de cómo su empresa ha roto la ley e identificarse con la documentación pertinente para iniciar los trámites para una inspección oficial.
- El Buzón del ITSS:
El Instituto de trabajo de la Seguridad Social dispone de un buzón para solicitar una inspección de trabajo, pues tanto Ministerio como el instituto van de la mano con el objetivo de captar todos los reclamos e irregularidades laborales de manera totalmente anónima.
Una vez recibido el reclamo, el Ministerio decidirá si actúa o no.
Para garantizar bien una inspección de trabajo que sea realizada de manera correcta, es necesario contar con un buen servicio de asesoramiento laboral.