Los empresarios y profesionales no tienen bastante con realizar su actividad de forma rentable y obtener los fines para los cuales se lanzaron al mercado cumpliendo con la legislación y normativa aplicable y vigente para la actividad desarrollada, sino que además la legislación mercantil les exige el cumplimiento de una serie de obligaciones más formales pero igual de necesarias.

 

Nos referimos a las obligaciones contables y registrales que se contienen en el Código de Comercio y que, de no observarse cuidadosamente, puede suponer la imposición de sanciones para el empresario. Lo más fácil para evitarlas es contar con la ayuda de un buen ASESOR CONTABLE Y FISCAL, antes de empezar y una vez se comience a trabajar.

Tal y como se establece en el mencionado texto legal, todo empresario ha de llevar una contabilidad ordenada conforme a los preceptos que en dicho texto se contienen y elaborar dos documentos contables, como son el Libro Diario y el Libro de Inventario y Cuentas Anuales.

El Libro Diario de ellos contendrá la anotación día a día de las operaciones realizadas por la empresa en el desempeño de su actividad, mediante los asientos contables de forma clara y cronológica.

Por su parte el Libro de Inventario y Cuentas anuales estará compuesto por un Balance de Situación, Balance de sumas y Saldos con periodicidad trimestral, un inventario de bienes a cierre de ejercicio y un ejemplar de la Cuenta de Pérdidas y Ganancias.

Además de estos dos libros contables, el Codigo de Comercio exige que las mercantiles lleven un Libro de Actas donde consten los acuerdos de la Junta y del Órgano de Administración, expresándose los datos de convocatoria, debate, acuerdos y votaciones.

A mayor abundamiento, la Ley de Sociedades de Capital, añade 3 libros más:

  • Libro Registro de Socios para las Sociedades de Responsabilidad Limitada
  • Libro Registro de Acciones Nominativas para las Sociedades Anónimas
  • Libro Registro de Contratos celebrados entre el Socio y la Sociedad Unipersonal.

 

La presentación de estos libros o legalización es obligatoria y ha de realizarse durante los 4 meses siguientes al cierre contable, es decir hasta el 30 de abril, siendo necesario contar con la ayuda y asesoramiento de un ASESOR CONTABLE Y FISCAL, para que la confección y presentación de los mismos tenga lugar en forma y plazo.

 

Esta presentación telemática ante el Registro Mercantil se hace a través de la web de Registradores, y en aplicación de un programa específico al efecto llamado LEGALIA y que deberá descargarse de la web. No es una herramienta complicada pero requiere de un alta previa en la web de registradores, así como conocer los libros y contar con ellos para que a través de ella se pueda contar con la forma requerida para su admisión.

 

La existencia de efectos negativos y su concreción por la falta de presentación de los libros en el Registro es un tema discutido dependiendo de los libros que se trate, por lo que es recomendable en primer lugar proceder a su presentación y en último caso acudir a tu ASESOR CONTABLE Y FISCAL.

 

En principio la presentación fuera de plazo de los libros, a diferencia de las Cuentas Anuales, no conlleva sanción directa por parte del Registro Mercantil, ya que conforme establece su Reglamento, el Registrador lo hará constar sin más. Sin embargo, desde la perspectiva tributaria, se ha resuelto que esto constituiría una infracción tributaria grave al incumplirse una obligación registral en plazo o incumplirse al no presentarlos, pudiendo ser en consecuencia sancionado.

 

Además, como efecto negativo también nos encontramos con que este incumplimiento incida en la determinación de otras infracciones al no ser prueba de su corrección.

Como hemos podido comprobar, los empresarios tienen la obligación no sólo de llevar los libros contablemente hablando sino presentarlos ante el Registro y hacerlos públicos, a lo que debemos añadir que deberán ser conservados, así como la correspondencia, documentación y justificantes durante los 6 años siguientes al último asiento anotado de conformidad con la Ley General Tributaria y el propio Código de comercio.

Por lo tanto es más que recomendable estar acompañado por un ASESOR CONTABLE y FISCAL durante la vigencia de la actividad, evitando que por algún descuido cometamos alguna infracción innecesaria.