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De la misma manera que cada año se realiza la declaración de la renta, las empresas también deben presentar sus cuentas anuales al Registro Mercantil de Madrid o Barcelona, según donde estén ubicadas.
Esto se conoce como la presentación de las cuentas anuales, las cuales deben de estar siempre firmadas por el administrador de la empresa.
Esto es una obligación empresarial totalmente esencial para poder registrar y publicar las cifras en las cuales se basa la economía de dicha empresa, sobre todo de cara a terceros y litigios varios.
Si bien todas las empresas están obligadas a presentar sus cuentas, hay otras que se libran de dicho proceso burocrático.
En este artículo te explicamos todo lo que debes saber sobre la presentación de las cuentas anuales. Desde cómo se presentan, quién debe firmar la documentación, instancias a presentar y cuál es la ventana temporal para entregarlas.
¿Qué empresas deben presentar sus cuentas anuales?
Lo primero que debes entender es que todas las empresas están obligadas a elaborar sus cuentas de manera anual. Estas deben ser entregadas al Registro Mercantil y dicha obligación engloba desde Sociedades de responsabilidad limitada, anónimas, garantía recíproca, fondos de pensiones e incluso Sociedades extranjeras.
No obstante, hay un sector laboral que siempre se libra de presentar dichas cuentas anuales, y estos son los empresarios individuales, también conocidos como autónomos. Estos deben estar en Régimen de Estimación Directa Normal para poder llevar su contabilidad, pero eso no les obliga a declarar al Registro mercantil.
Es más, tanto los autónomos como las sociedades no mercantiles no tienen obligación alguna de realizar cuentas anuales de ningún tipo.
Plazos y cómo presentar las cuentas anuales
Como hemos comentado, las cuentas anuales deben presentarse en el Registro Mercantil perteneciente al país donde esta empresa haya sido constituída. Concretamente, es la provincia donde está registrada dicha sociedad la que determina dónde debe presentarse toda la documentación importante.
En el caso de ser empresario en Madrid o Barcelona, presentar dichas cuentas es mucho más fácil, pues hay una sede del Registro Mercantil en ambas ciudades debido al número de habitantes y a su importancia económica dentro del estado español.
Si se es perteneciente a otras ciudades habrá que presentarlo por correo o online al Registro Mercantil de Madrid.
Otro dato a tener muy presente es cuándo se deben presentar estas cuentas anuales. Como la declaración de la renta, las empresas disfrutan de tres meses legales para entregar toda la documentación pertinente junto con las cuentas.
Estos tres meses empiezan a contar desde el cierre del ejercicio vigente (aproximadamente el 31 de diciembre) hasta pasado ese tiempo, el cual suele ser el 30 de julio, dado a que muchas empresas aprovechan para hacer dicho ejercicio coincidiendo con el año natural laboral.
La empresa deberá reunirse cada seis meses desde el inicio del nuevo ejercicio para aprobar y gestionar las cuentas anuales, preparándose para la futura declaración al Registro Mercantil. Así, las cuentas deberán entregarse durante los 30 días siguientes a que la Junta General las apruebe definitivamente.
¿Cómo presentar las cuentas anuales?
Hay tres maneras de poder presentar las cuentas anuales al Registro Mercantil central o, en el caso de Catalunya y vecinos, en Barcelona. Los tres medios principales suelen ser papel, CD/DVD o por internet, cosa que debe realizarse a través de una presentación telemática.
Cabe decir que hay diferentes enlaces de interés que te pueden ayudar a recoger mucha más información para saber cómo encarar una presentación telemática o el manual del mismo Registro Mercantil de Madrid, o de Barcelona, referente a cómo presentar las cuentas anuales.
Una vez decidido el proceso que seguirás para presentar tus cuentas anuales debes acudir al mismo registro para entregarlas junto a una instancia de presentación, una hoja de datos generales de identificación y el certificado de aprobación de las cuentas anuales en Junta General.